Verwerkingsverantwoordelijke
DeltaServers bepaalt voor de eigen website, klantadministratie, facturatie, beveiliging en support waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Vragen of privacyverzoeken kunnen via het contactformulier of een supportticket worden ingediend.
Gegevens die we verwerken
Afhankelijk van je gebruik verwerken we account- en contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, bestellingen, serviceconfiguraties, supportgesprekken, beveiligingslogs en technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en sessie-informatie.
- Account: naam, e-mailadres, telefoonnummer en organisatiegegevens.
- Dienstverlening: producten, configuraties, domeingegevens en communicatie.
- Financieel: facturen, betaalstatus en noodzakelijke transactiegegevens.
- Beveiliging: loginpogingen, sessies, auditlogs en misbruiksignalen.
- Lokalisatie: het IP-adres wordt bij het eerste bezoek gebruikt om uitsluitend de landcode en een passende sitetaal te bepalen.
- Livechat: chatinhoud, overdrachtsstatus en contactgegevens wanneer je een medewerker vraagt.
Doeleinden en grondslagen
Gegevens worden verwerkt om een overeenkomst uit te voeren, aan wettelijke administratieplichten te voldoen, toestemming uit te voeren waar die wordt gevraagd en gerechtvaardigde belangen te behartigen, zoals fraudepreventie, netwerkbeveiliging, kwaliteitsverbetering en het beantwoorden van vragen.
Voor een bruikbare standaardtaal wordt bij het eerste bezoek op basis van het IP-adres een landcode bepaald. DeltaServers bewaart in de browser alleen de afgeleide landcode en taalkeuze, standaard zeven dagen. Je kunt deze keuze altijd overschrijven met de taalkiezer; voor niet-ondersteunde landen of een mislukte detectie wordt Engels gebruikt.
DeltaAI verwerkt chatberichten om vragen te beantwoorden en passende diensten te vinden. Bij voice mode zet de browser je gesproken vraag om naar tekst en wordt uitsluitend het afgeronde AI-antwoord naar een externe neural-spraakdienst verzonden om de Nederlandse audio te maken. Voice mode is vrijwillig en kan op ieder moment worden uitgeschakeld. Het systeem neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen; je kunt altijd om een medewerker vragen.
Ontvangers en dienstverleners
Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor de dienst, zoals betaal-, e-mail-, infrastructuur-, domein- en beveiligingsleveranciers. Voor IP-landdetectie kan de server een gespecialiseerde GeoIP-dienst raadplegen wanneer de netwerkprovider geen landcode meestuurt; daarbij wordt alleen het te lokaliseren IP-adres verzonden en alleen een landcode opgevraagd. Zij ontvangen niet meer gegevens dan noodzakelijk en worden waar vereist contractueel gebonden aan beveiliging en vertrouwelijkheid.
Wanneer verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, gebruikt DeltaServers een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen.
Bewaartermijnen
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Account- en servicedata blijven in beginsel beschikbaar zolang de klantrelatie actief is en daarna gedurende een passende afhandel- en beveiligingstermijn. Financiële administratie wordt bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn. Voor beveiligingslogs en livechatgesprekken wordt de termijn bepaald door de operationele noodzaak, de bescherming tegen misbruik en eventuele incidenten, geschillen of wettelijke verplichtingen.
Beveiliging
DeltaServers gebruikt onder meer versleuteling van secrets, sterke wachtwoordhashing, tweefactorauthenticatie voor beheer, toegangsrollen, sessiebeveiliging, auditlogging, back-ups en netwerkmaatregelen. Geen systeem is volledig risicoloos; meld vermoedelijke beveiligingsproblemen direct via support.
Jouw rechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Bij verwerking op toestemming kun je die toestemming intrekken. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verzoek kan niet altijd volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig blijven voor facturatie, fraudepreventie, een geschil of een wettelijke bewaarplicht.